회사 명의로 가입한 서비스 계정은 어떻게 정리하세요 - 자료 정리 실무가 궁금합니다

도메인, 메일, 업무 도구 등 로그인 계정이 늘어나면서 어느 주소로 가입했는지 헷갈리는 경우가 생깁니다.

한두 번은 그냥 넘겨도 되는데 반복되니 규칙을 만들어두는 게 낫겠다는 생각이 듭니다. 특히 정산 자료는 매번 같은 순서로 정리해두고 싶습니다. 계정 관리 쪽은 아예 규칙을 정해두는 편이 나을까요?
정답을 찾는다기보다 오래 유지하기 쉬운 방법을 참고하고 싶습니다.