대리인 의결권 행사 진행 시 위임장과 의결권 계산을 어떻게 비용부담 기준 문의

전유면적 합계 약 6,024㎡, 구분소유자 수 38명인 건물입니다. 관리규약에는 대리출석에 대한 조항이 있으나 이번 상황과 정확히 일치하지 않아 해석이 갈리고 있습니다. 의사록에는 출석자 수와 의결권 수, 찬반 수를 각각 남길 예정인데 어느 수준까지 기재해야 분쟁을 줄일 수 있을지 확인하고 있습니다.

전유면적 기준으로 계산하면 현재 확보된 의결권은 약 46% 수준입니다. 집회 당일 안건 설명 과정에서 세부 문구를 수정하는 경우 기존 소집통지 범위를 벗어난 것으로 볼 수 있는지도 궁금합니다.

현재와 같은 위임장 상태에서 일부 의결권을 제외해야 하는지 여부는 어떤 기준으로 검토해야 하나요? 위임장와 관리단집회 관련 서류 중 집회 전에 반드시 확보해야 할 자료가 무엇인지 궁금합니다.