연차휴가 처리 전에 확인할 자료가 무엇인가요 - 규약 적용 범위를 확인하고 싶습니다

관리비 집행 및 의결 절차를 점검하다가 한 가지 쟁점이 생겨 문의드립니다.

검토 중인 사안은 상시 근로자 수가 적은 관리사무 업무에서 연차휴가 적용 여부를 확인하려는 경우입니다. 현재 관련 인원은 5명이고, 주당 근무시간 또는 업무투입시간은 가상으로 21시간 수준입니다. 관리비 회계에서는 이 지급을 별도 항목으로 처리하고 있으며, 쟁점은 연차휴가과 근로기준입니다.

계약서와 지급내역은 보관하고 있으나 세무와 노무 기준을 동일하게 적용해도 되는지 확신이 없습니다. 관리단이 직접 고용한 경우와 외부 용역으로 처리한 경우를 구분할 때 어떤 사실관계를 우선 확인해야 하는지 궁금합니다.

추후 분쟁을 줄이기 위해 회의록이나 증빙에 어떤 내용을 남겨야 하는지도 알고 싶습니다.