출입통제장치 교체 관련 관리비 부과기준을 변경하려면 어떤 절차를 봐야 하나요

상가와 업무시설이 혼합된 건물에서 출입통제장치 교체 관련 기준을 정리하는 중입니다. 현재 관련 예산은 약 7,570만 원으로 잡혀 있고, 계약기간은 32개월을 검토 중입니다. 관리비 부과는 현재 전유면적 비율을 기본으로 하고 있으나 일부 호실에서는 실제 사용량을 반영해야 한다는 의견을 내고 있습니다.

관리규약에는 공동현관에 관한 세부 산식이 명확하지 않고, 기존 회의록에도 동일 사안의 처리기준이 남아 있지 않습니다. 이번 건이 단순한 유지관리인지 공용부분의 변경에 가까운지에 따라 의결절차가 달라질 수 있다는 의견도 있어 구분이 필요합니다. 공사 또는 계약을 먼저 체결한 뒤 사후승인을 받는 방식이 가능한지도 확인이 필요합니다. 관리인이 제시한 안은 전체 126개 호실에 동일 기준을 적용하는 방식이고, 다른 안은 공용관리 기준으로 차등 부과하는 방식입니다.

출입통제장치 교체이 공용부분 관리행위에 해당하는지, 아니면 별도의 관리단 결의가 필요한 사안인지 어떤 기준으로 판단해야 할까요? 관리단집회 의결이 필요하다면 의결권과 구분소유자 수를 각각 어떻게 계산해야 하는지도 확인하고 싶습니다.