대표 혼자 결재할 때도 지출 기준을 정해두시나요 - 자료 정리 어떻게 하세요

결국 제가 결정하는 지출인데도 소액이 반복되면 생각보다 총액이 커질 수 있겠다는 생각이 듭니다.

혼자 운영하다 보니 이런 것도 결국 기준을 제가 정해야 하네요. 특히 자료 보관는 혼자 유지할 수 있게 정리해두고 싶습니다. 지출 기준를 단순하게 관리할 수 있는 방법이 있을까요?
비슷한 규모로 운영하시는 분들은 어떤 식으로 정리하시는지 궁금합니다.