대표자 가지급 기준을 어떻게 잡아두는 게 좋을까요

혼자 운영하다 보니 작은 지출 하나도 나중에 보면 성격이 헷갈릴 때가 있네요.

제가 고민하는 건 대표자가 먼저 결제한 비용을 나중에 정산할 때 무엇을 남겨야 할지입니다. 현재는 관련 자료를 한 폴더에 모으고 메모만 간단히 남기는 정도입니다. 특히 개인돈으로 급하게 결제한 건의 처리 기준 부분이 애매합니다.

업무 처리 자체보다 나중에 자료를 다시 확인할 때 이해되는 구조를 만들고 싶습니다. 세무상 정답을 묻기보다 실제로 혼자 관리할 때 어떤 기준이 편한지 의견이 궁금합니다.